Forte d'une expérience de plus de 20 ans dans l'organisation de congrès médicaux et de salons professionnels, ainsi que de la co-création et de la cession d'une première agence, j'ai décidé de mettre à profit ma passion pour l'événementiel en lançant Garance, une nouvelle référence dans l'organisation professionnelle.
Chez Garance, notre objectif est de mettre notre expertise au service des sociétés savantes, des fédérations et des associations qui aspirent à la réussite de leurs congrès ou salon.
Nous comprenons les exigences spécifiques de votre domaine, notamment au niveau réglementaire, et les défis auxquels vous êtes confrontés pour offrir un événement de qualité.
En collaboration avec des partenaires experts dans leur domaine, nous sommes en mesure de répondre à vos besoins humains, techniques, opérationnels et financiers de manière efficace et professionnelle.
Que ce soit pour la planification stratégique, la gestion des intervenants renommés, la logistique technique de pointe ou la conformité réglementaire, nous travaillons en étroite collaboration avec vous pour assurer le succès de votre évènement.
Nous comprenons que chaque événement est unique et qu'il est crucial de fournir des solutions sur mesure qui répondent à vos objectifs scientifiques et éducatifs.
Chez Garance, nous sommes également pleinement conscients de vos contraintes quotidiennes et de vos priorités. Aussi, notre engagement est de vous décharger des tracas organisationnels, vous permettant ainsi de vous concentrer sur l'essentiel : la diffusion des connaissances et la création d'un environnement propice aux échanges.
Si vous recherchez un partenaire passionné, expérimenté, une équipe agile, disponible et à l’écoute, pour prendre en charge et optimiser l'organisation de votre prochain congrès ou salon, n'hésitez pas à prendre contact avec nous.
J’ai créé Garance après diverses expériences dans l’évènementiel congrès et salons. Au cours de ma carrière j’ai touché à tous les métiers de l’organisation, de la gestion des abstracts au budget, de la commercialisation à la coordination générale. Même avec des fonctions de direction générale j’ai toujours gardé un lien avec le terrain. L’opérationnel me passionne. C’est pourquoi j’ai décidé, après avoir co-créé et vendu une première agence, de me lancer encore une fois dans l’aventure entrepreneuriale.
Je suis entourée de partenaires tous experts dans leur domaine, et comme moi, passionnés et engagés, car je ne crois à rien d’autre que l’intelligence collective.
Caroline METAIS
"La pierre n'a point d' espoir que d'être autre chose que pierre, mais de collaborer, elle s'assemble et devient temple"
Saint Exupery
Nous comprenons que la planification et l'exécution d'un événement réussi nécessitent une vision stratégique. C'est pourquoi nous offrons des services de conseil stratégique pour vous aider à créer un événement inoubliable, aligné sur vos objectifs et répondant aux attentes de votre public cible.
Notre approche repose sur une compréhension approfondie de votre écosystème, mais aussi de votre vision et de vos besoins spécifiques. Nous travaillons en étroite collaboration avec vous pour définir une stratégie claire et personnalisée qui guide toutes les décisions prises tout au long du processus de planification.
possède une vaste expérience dans le domaine de l'événementiel et comprend les dernières tendances et meilleures pratiques de l'industrie. Nous analysons minutieusement votre événement, en tenant compte de facteurs tels que le public cible, les objectifs de communication, les contraintes budgétaires et les attentes des parties prenantes.
En nous appuyant sur ces informations, nous vous proposons des recommandations stratégiques précises et réalisables. Que ce soit pour la sélection du lieu, la création d'un programme captivant, l'identification des partenariats stratégiques ou l'intégration de technologies innovantes, nous vous guidons à chaque étape pour vous assurer que votre événement se démarque et atteigne ses objectifs.
Chez Garance, nous pensons que la réussite d'un événement ne se limite pas à sa réalisation. Nous nous engageons à évaluer l'impact et l'efficacité de votre événement, en mesurant les résultats et en identifiant les opportunités d'amélioration. Notre objectif est de maximiser le retour sur investissement pour vous, les exposants et les visiteurs, afin de fidéliser le public et de pérenniser l'évènement.
C'est pourquoi nous offrons des services de coordination générale et de commissariat général d'événements, mettant en œuvre une expertise avérée et une attention méticuleuse aux détails pour garantir une exécution sans faille.
Un Commissaire général est un chef d'orchestre à la tête de son évènement. Il doit le piloter tant au niveau logistique que stratégique. Il façonne chaque détail du concept de A à Z. Ce qui signifie qu’il doit idéalement en maîtriser toutes les subtilités. La connaissance parfaite de l'écosystème, de son évolution, de ses enjeux est essentielle.
Notre approche collaborative commence par une compréhension approfondie de vos besoins et de vos attentes spécifiques. Nous travaillons en étroite collaboration avec vous pour créer un plan détaillé et personnalisé, en tenant compte des contraintes de budget, de votre calendrier et de vos exigences particulières.
D'autre-part, notre équipe expérimentée en coordination d'événements se charge de toutes les tâches opérationnelles, vous permettant de vous concentrer sur l'essentiel : votre vision et vos objectifs. Nous prenons en charge la gestion de tous les aspects logistiques, techniques et administratifs, en veillant à ce que chaque élément soit parfaitement orchestré.
LA RECHERCHE
et la réservation du lieu idéal
LA GESTION
des fournisseurs
LA GESTION DU BUDGET
et le suivi financier
LA COORDINATION
de l'ensemble des prestataires
LA PLANIFICATION
du programme
LA GESTION
des inscriptions
LA LOGISTIQUE
des déplacements
Nous nous assurons que chaque aspect de votre événement est coordonné de manière harmonieuse et efficace et mettons en place des réunions stratégiques et de suivi avec vos équipes tout au long de la préparation de l’évènement.
Pendant l'événement lui-même, notre équipe est présente sur place pour superviser toutes les opérations et gérer les imprévus avec professionnalisme et réactivité. Nous nous engageons à fournir un service de qualité, en veillant à ce que chaque détail soit pris en compte et à ce que votre événement se déroule sans accroc.
Chez Garance, nous croyons en la puissance d'une maîtrise et d'une coordination solide pour créer une expérience mémorable. Notre objectif est de vous permettre de vous concentrer sur votre public, vos conférenciers et vos invités, en sachant que tous les aspects logistiques sont entre de bonnes mains.
Nous offrons une expertise en commercialisation de l'exposition et des outils de communication impactants qui maximisent votre visibilité et votre audience.
Notre approche stratégique commence par une analyse approfondie de votre événement et de son marché cible.
Nous travaillons en étroite collaboration avec vous pour développer une stratégie de commercialisation personnalisée qui met en valeur les avantages de l'exposition et attire les exposants pertinents pour votre secteur d'activité.
DÉFINITION DE L'OFFRE
commerciale
MISE EN PLACE
des cibles commerciales
NEGOCIATION
et arbitrages stratégiques
FACTURATION,
encaissement, relance et suivi
Nous utilisons une combinaison de tactiques de commercialisation éprouvées, y compris la publicité en ligne, les campagnes par e-mail, les réseaux sociaux et les relations publiques pour promouvoir votre exposition de manière efficace. Notre équipe expérimentée utilise des techniques de ciblage avancées pour atteindre les exposants potentiels et générer des leads qualifiés.
En plus de la commercialisation de l'exposition, nous vous aidons à créer des outils de communication impactants qui renforcent l'engagement des participants et facilitent les interactions avec les exposants. Que ce soit par le biais d'une application mobile personnalisée, d'un site web interactif, de brochures informatives ou de supports promotionnels attrayants, nous veillons à ce que votre message soit clair, convaincant et engageant.
Quel que soit le format d’évènement chez Garance nous sommes convaincus que le contenu est déterminant. Aussi nous mettons tout notre savoir-faire en gestion de programme scientifique et de contenu à votre disposition.
De la création d’un module de soumission d’abstracts à la mise en place de trophées, de l’invitation de vos KOL, jusqu’aux déplacements et hébergement de vos VIP, de l'organisation de sessions plénières, conférences de presses jusqu'aux agoras des partenaires, nous pouvons tout gérer.
Nous savons que la gestion des participants est un élément clé pour assurer le succès d'un évènement.
Notre équipe expérimentée est spécialisée dans la coordination et la gestion des participants, depuis les inscriptions jusqu'à leur arrivée sur place. Nous comprenons que chaque participant est unique et mérite une attention particulière. C'est pourquoi nous offrons un service personnalisé qui répond à leurs besoins spécifiques.
Définitions des prestations
et de la grille tarifaire en accord avec vous et en cohérence avec le budget
Plateforme d’inscription en ligne
pour la procédure de A à Z (Confirmation, paiement, suivi, relance)
Hotline dédiée
pour répondre aux questions des visiteurs
Communication régulière
avec les inscrits pour assurer leur engagement (e-mails, les applications mobiles, réseaux sociaux)
Préparation des badges
par catégorie de participant (Exposant, Visiteurs, VIP,…)
Gestion de l’accueil
sur place
Nous savons également que les interactions et les échanges entre les participants sont essentiels pour enrichir l'expérience des visiteurs. C'est pourquoi nous mettons en place des outils et des activités favorisant les rencontres et les connexions. Que ce soit à travers des séances de networking, des sessions interactives ou des espaces dédiés aux échanges, nous créons un environnement propice aux rencontres professionnelles et à l'établissement de relations durables.
La communication est une composante majeure d’un évènement. Les exposants comme les visiteurs ciblés doivent avoir accès aux informations régulièrement et de façon pertinente pour booster leur engagement.
Nous pouvons intervenir d’un bout à l’autre de la chaine.
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En vigueur au 01/06/2023
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